Байгууллага өөрийн хэрэгцээ шаардлага, нөхцөл байдалд тохируулан үйл ажиллагаандаа нэг буюу хэд хэдэн мэдээллийн системийг ашигладаг. Байгууллага өөрийн хэрэгцээ шаардлагын дагуу мэдээллийн системийг тодорхой зорилгын дор хөгжүүлдэг эсвэл худалдан авч ашигладаг. Ингэхэд байгууллагад мэдээллийн систем ашиглах хэрэгцээ шаардлага хэрхэн урган гардаг бол? Энэ нь тухайн байгууллагын үндсэн үйл ажиллагаатай холбоотой. Жишээлбэл, аймаг, орон нутгийн хөдөлмөрийн биржид нэг талаас ажилд орох хүсэлтэй хүмүүсийг, нөгөө талаас ажлын байр санал болгож буй байгууллагуудаас ирүүлсэн ажлын байрны саналыг бүртгэх, улмаар ажилгүй хүмүүсийг ажилтай болгох үйл ажиллагаагаа шуурхай, үр дүнтэй явуулахын тулд ажлын байрны нэгдсэн мэдээллийн системийг ашиглах шаардлага гарна.
Ийнхүү нэг талаас байгууллагын үйл ажиллагааг боловсронгуй болгох зорилгоор мэдээллийн системийг хөгжүүлэхээс гадна түүний хөгжилд нийгмийн эрэлт хэрэгцээ, хүрээлэн буй орчин, мэдээллийн технологийн хөгжил, түүний хэрэглээ ба хүртээмж зэрэг гадаад олон хүчин зүйлс нөлөөлдөг. Иймд төрөл бүрийн нөхцөл шалтгааны улмаас байгууллагад мэдээллийн системийг шинэчлэн сайжруулах, өөрчлөх, шинээр хөгжүүлэх хэрэгцээ шаардлага урган гарч байдаг. Эдгээр хэрэгцээ шаардлагыг дотор нь нийгэм, эдийн засаг, технологийн хүчин нөлөөлөл гэх зэргээр төрөл бүрийн байдлаар ангилах нь бий.
Зах зээл дээр программ ба техник хангамж, харилцаа холбооны бүтээгдэхүүн ба үйлчилгээний нэр төрөл нэмэгдэж, үйлчилгээний үнэ буурах нь зах зээлийн хүчин зүйлс, харин хүмүүсийн гар утас, зөөврийн төрөл бүрийн төхөөрөмж, интернэт, тэр дундаа твиттер, фэйсбүүк зэрэг цахим харилцаанд суурилсан нийгмийн сүлжээний хэрэглээ ихсэх нь нийгмийн хүчин зүйлс болно. Энэ тохиолдолд байгууллага нь мэдээллийн системд хэрэглэгч төрөл бүрийн төхөөрөмжөөс холбогдон хандах, хэрэглэгч өөрөө онлайн үйлчилгээг дэмжих аппликешн суулгаж ашиглах системээ шинэчлэн өргөтгөн хөгжүүлэх хэрэгцээ шаардлага тавигдаж байна.
Аливаа мэдээллийн системийг хөгжүүлэх, өргөтгөх, шинэчлэн өөрчлөх ажил, түүнд зарцуулагдах хугацаа, шаардлагатай хүний болон бусад нөөц нь тухайн системийн хүрээнд авч үзэх үйл ажиллагаа, түүний орчин ба онцлог, тавигдаж буй хэрэгцээ шаардлагатай шууд холбоотой. Иймээс мэдээллийн системийн хөгжил, өөрчлөлт, шинэчлэлт бүр өөр өөрийн онцлогтой байж, харилцан адилгүй хугацаанд хийгдэж, харилцан адилгүй нөөцийг шаарддаг.
Ийнхүү нэг талаас байгууллагын үйл ажиллагааг боловсронгуй болгох зорилгоор мэдээллийн системийг хөгжүүлэхээс гадна түүний хөгжилд нийгмийн эрэлт хэрэгцээ, хүрээлэн буй орчин, мэдээллийн технологийн хөгжил, түүний хэрэглээ ба хүртээмж зэрэг гадаад олон хүчин зүйлс нөлөөлдөг. Иймд төрөл бүрийн нөхцөл шалтгааны улмаас байгууллагад мэдээллийн системийг шинэчлэн сайжруулах, өөрчлөх, шинээр хөгжүүлэх хэрэгцээ шаардлага урган гарч байдаг. Эдгээр хэрэгцээ шаардлагыг дотор нь нийгэм, эдийн засаг, технологийн хүчин нөлөөлөл гэх зэргээр төрөл бүрийн байдлаар ангилах нь бий.
Зах зээл дээр программ ба техник хангамж, харилцаа холбооны бүтээгдэхүүн ба үйлчилгээний нэр төрөл нэмэгдэж, үйлчилгээний үнэ буурах нь зах зээлийн хүчин зүйлс, харин хүмүүсийн гар утас, зөөврийн төрөл бүрийн төхөөрөмж, интернэт, тэр дундаа твиттер, фэйсбүүк зэрэг цахим харилцаанд суурилсан нийгмийн сүлжээний хэрэглээ ихсэх нь нийгмийн хүчин зүйлс болно. Энэ тохиолдолд байгууллага нь мэдээллийн системд хэрэглэгч төрөл бүрийн төхөөрөмжөөс холбогдон хандах, хэрэглэгч өөрөө онлайн үйлчилгээг дэмжих аппликешн суулгаж ашиглах системээ шинэчлэн өргөтгөн хөгжүүлэх хэрэгцээ шаардлага тавигдаж байна.Аливаа мэдээллийн системийг хөгжүүлэх, өргөтгөх, шинэчлэн өөрчлөх ажил, түүнд зарцуулагдах хугацаа, шаардлагатай хүний болон бусад нөөц нь тухайн системийн хүрээнд авч үзэх үйл ажиллагаа, түүний орчин ба онцлог, тавигдаж буй хэрэгцээ шаардлагатай шууд холбоотой. Иймээс мэдээллийн системийн хөгжил, өөрчлөлт, шинэчлэлт бүр өөр өөрийн онцлогтой байж, харилцан адилгүй хугацаанд хийгдэж, харилцан адилгүй нөөцийг шаарддаг.
